REUNIONES RETROSPECTIVAS
Mirar al pasado, para redefinir el futuro.
Aunque hay etapas, como el mes de diciembre, en las que es habitual hacer balance de los meses pasados, existe una técnica poderosa utilizada por los equipos denominados “ágiles”, que propone mantener la voluntad de autorevisarse durante todo el año para mejorar las dinámicas relacionales, los procesos de trabajos y la productividad.
¿En qué consiste una retrospectiva?
Se trata de una reunión que realizamos para reflexionar juntos acerca de cómo hemos trabajando, identificando impedimentos, áreas de oportunidad y acciones concretas a seguir.
Puede realizarse después de una entrega o prestación de servicios, cuando finaliza un ciclo de trabajo, como encuentros quincenales o mensuales, o programarse para resolver un tema en particular, por ejemplo, una situación de conflicto o de crisis.
La clave está en que sean periódicas, y que sirvan tanto para reconocer lo que nos está fallando como lo que estamos haciendo bien.
Beneficios de compartir y tomar conciencia
Cuando se realizan con honestidad y compromiso, las retrospectivas potencian el trabajo colaborativo, la motivación, fortalecen la confianza, generan una buena comunicación, estimulan la creatividad conjunta y facilitan un rendimiento más eficiente y eficaz.
Si en el equipo faltan ciertas habilidades vinculadas a la comunicación, es recomendable hacer una labor previa con las posiciones que ejerzan un liderazgo, o acompañarse de un facilitador experto.
Esquema de una retrospectiva
Existen diferentes maneras de llevarla a cabo. Una de ellas puede ser a través de formularnos preguntas abiertas enfocadas y de seguir los siguientes pasos:
Preparar el escenario: el objetivo es lograr que las personas conozcan e internalicen los objetivos de la reunión y el tiempo programado.
Recolectar datos: con la intención de capturar todos los puntos de vista, emociones y hechos que nos proporcionen una visión común de la situación del equipo en relación con lo que se propone.
Generar ideas: para comprender y encontrar puntos de convergencia. Nos servirá indagar sobre:
- ¿Qué estamos haciendo bien y queremos seguir haciendo?
- ¿Qué queremos dejar de hacer?
- ¿Qué podemos empezar a hacer que nunca hemos hecho?
- ¿Qué obstáculos identificamos y cómo nos proponemos superarlos?
- ¿Qué más tengo para expresar y pedir?
- ¿Qué más puedo escuchar y aprender de los demás?
Tomar acciones: definir qué es lo prioritario y diseñar acciones a llevar a cabo, acuerdos de trabajo, o nuevas de resolver algo.
Cerrar: es importante que sea agradable, por lo que, si hubo conflictos o tensiones, es el momento de dejarlos ir. Se puede hacer una breve ronda para nombrar o escribir a modo de titular, qué cosas nos han gustado más y cuáles menos de la sesión, así cada uno puede expresarse y no irse con algo atragantado o a quejarse de lo que no pudo resolver en esta. Se busca que las personas salgan con ganas de llevar a cabo sus compromisos y sostener los acuerdos que ellas mismas han elegido.
Autoconocimiento para ser más ágiles
No es posible hacer las mismas cosas y esperar resultados diferentes. Si lo que queremos es solucionar los problemas en las organizaciones y ofrecer un valor añadido, tenemos que empezar por cuestionarnos a nosotros mismos.
Quienes ejercen posiciones de liderazgo, tienen en la retrospectiva un recurso para el empoderamiento personal por la implicación que conlleva, además de ser una buena técnica para identificar las fortalezas, las limitaciones y el potencial de los equipos, fomentando relaciones más productivas y gratificantes.
Como consejo, conviene investigar sobre las diferentes formas de llevarlas a la práctica para sacarles el máximo partido.
Y recuerda, parar en un mundo rápido, nos ayuda a avanzar.
Ángeles Roa García
Coach&Mentora Laboral